Ein Abnahmeprotokoll sollten Sie immer dann erstellen (lassen), wenn Sie aus Ihrer alten Wohnung ausziehen oder in eine neue Wohnung einziehen
Nur so können Sie sicher gehen, dass der Zustand, in dem Sie die Wohnung übergeben oder übergeben bekommen, wirklich eindeutig dokumentiert wird. Vor allem Schäden in einer Mietwohnung werden in einem Abnahmeprotokoll festgehalten. Da die Sachverhalte, die im Protokoll vermerkt werden, bei einer juristischen Auseinandersetzung angefochten werden können, empfiehlt es sich trotzdem, die Übergabe im Beisein eines Zeugen mit Fachwissen durchzuführen. Dieser Zeuge sollte in keinem Verwandtschaftsverhältnis zum Mieter stehen, da er ansonsten als befangen gilt. Allgemein ist das Abnahmeprotokoll im Falle von Streitigkeiten hilfreich. Ist darin beispielsweise eindeutig der ordnungsgemäße Zustand der Wohnung angegeben, kann der Vermieter dem Mieter im Nachhinein keine Schäden geltend machen, selbst wenn er diese tatsächlich entdeckt. Für beide Seiten empfiehlt es sich zur zusätzlichen Beweissicherung, eine Kamera mit zum Abnahmetermin zu nehmen.
Ein Abnahmeprotokoll trägt sowohl die Unterschrift vom Mieter als auch vom Vermieter (oder Hausverwalter) und beide Parteien verfassen das Protokoll gemeinsam. Zu den nötigen Angaben im Protokoll zählen der Name des Mieters, die genaue Anschrift der Mietwohnung einschließlich Stockwerk und, wenn vorhanden, die Wohnungsnummer, das aktuelle Datum und die Zeit sowie eine Auflistung der Personen, die bei der Abnahme anwesend sind. In der Regel wird der Zustand der Zimmer separat beschrieben, und falls Schäden an der Mietsache vorliegen, wird dies im Abnahmeprotokoll verzeichnet. Außerdem wird gegebenenfalls eine Nachfrist festgesetzt, innerhalb der die Schäden zu beseitigen sind. Auch der Zustand von Einrichtungsobjekten, die vermietet wurden bzw. werden, findet seinen Platz im Abnahmeprotokoll. Dabei kann es sich zum Beispiel um Einbauschränke oder auch eine Einbauküche handeln. Zusätzlich werden die Zählerstände für Heizung, Warmwasser und Strom in das Protokoll mit aufgenommen. Zieht ein Mieter aus einer Wohnung aus, notiert sich der Vermieter dessen neue Adresse sowie die Kontodaten, sodass er die beim Einzug hinterlegte Kaution an den Mieter zurückzahlen kann. Ein weiterer Punkt im Abnahmeprotokoll ist die genaue Anzahl der Schlüssel, die übergeben werden. Sehr häufig wird im Abnahmeprotokoll auch festgehalten, wenn der Mieter es versäumt hat, die Schönheitsreparaturen zu den im Mietvertrag festgelegten Fristen auszuführen. Wenn Mängel erkannt werden, muss der Mieter für diese haften, sofern er dem Vermieter nicht nachweisen kann, dass dieser keine oder geringere Ansprüche gegen ihn hat. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn der Schaden beim Einzug bereits vorhanden war oder durch normale Abnutzung entstanden ist.