Christoph_A.
Du solltest auf jeden Fall den Zustand der Wohnung äußerst penibel dokumentieren. Am besten alles fotografieren und mit einem von Dir unabhängigen Zeugen eine Begehung durchführen, der den dokumentierten Zustand bestätigt.
Danach unter Zeugen dem Verwalter die Übergabe (mündlich: Hiermit übergebe ich Ihnen die Wohnung) erklären und ihm die Schlüssel geben. Mehr kannst Du nicht tun. Aber das noch bis Monatsletzten, sonst kommst Du in den März rein und mußt u.U. Miete zahlen.
fin
Ein Übergabprotokoll ist keinen Pflicht. Weder vom Vermieter noch vom Mieter. Unterschrieben werden braucht es auch nicht. Gerade bei Streit wird es von einer Seite fast nie unterschreiben. Aber es hat eine Dokumentationsfunktion, auch ohne Unterschrift. Man kann schließlich niemanden zu einer Unterschrift zwingen.
Die Kaution kann vom Vermieter bis zu 6 Monaten einbehalten werden, wenn noch Nachforderungen (auch Nebenkostenabrechnungen) ausstehen. Wenn der Vermieter diese im März auszahlen will, dann sind Sie noch relativ früh dran.