Wie prüfe ich eine Betriebskostenabrechnung ?

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Wann darf bzw. muss der Vermieter über Betriebskosten abrechnen ? 
Eine Antwort ergibt sich meist aus dem Mietvertrag. Ist dort eindeutig formuliert, daß für Betriebskosten Vorauszahlungen geleistet werden, so muss bzw. darf der Vermieter abrechnen. In den neueren Frankfurter Mietverträgen ist dies so geregelt. Es gibt aber auch andere Mietverträge. 
 
So können auch Umlagen oder eine Pauschale vereinbart sein. Der Begriff "Umlage" sagt noch nicht, ob eine Abrechnung erfolgen muss. Prüfen Sie daher, ob an anderer Stelle im Vertrag ein ergänzender Hinweis erfolgt ist. Ist dies nicht der Fall, gilt das für die Mietpartei regelmäßig günstigere. Lassen Sie sich hierzu fachkundig beraten. 
 
Die Vereinbarung einer Pauschale schliesst eine Abrechnung aus. Durch den Pauschbetrag sind die Nebenkosten abgegolten. Selbst wenn diese durch den Pauschbetrag nicht abgedeckt sind, braucht der Mieter keine Nachzahlung zu leisten. Er kann allerdings auch keine Rückzahlung verlangen, falls die tatsächlichen Kosten niedriger waren. 
Dies gilt auch für die Bruttomiete / Inklusivmiete, da die Nebenkosten hier in der Miete enthalten und mit dieser abgegolten sind. 
 
Was muss eine ordnungsgemäße Abrechnung enthalten ? 
In der Abrechnung dürfen nur Kosten angesetzt sein, die mietvertraglich vereinbart wurden. Eine mietvertragliche Vereinbarung liegt aber auch dann vor, wenn entgegen dem schriftlichen Vertrag Betriebskostenarten im Laufe der Mietzeit über mehrere Jahre hinweg abgerechnet und vom Mieter beglichen wurden. Wir empfehlen, fachkundigen Rat bei der Mietrechtlichen Beratungsstelle einzuholen. 
 
In Wohnraummietverträgen dürfen nicht alle Kostenarten vereinbart sein. Ausdrücklich ausgeschlossen sind z.B. Verwaltungskosten, Rücklagen und Reparaturkosten. 
 
Für neue Mietverträge regelt die am 01. Januar 2004 in Kraft getretene Betriebskostenverordnung, welche Betriebskosten im Einzelnen auf den Mieter umlegbar sind. Sie übernimmt im Wesentlichen den bestehenden Katalog der Betriebskosten aus der II. Berechnungsverordnung (§ 27 und Anlage 3), die für Mietverträge bis 31.12.2003 Geltung hat. 
Haben Sie zu den Änderungen weiteren Beratungsbedarf, wenden Sie sich an Ihre Mietrechtliche Beratung. 
 
 
 
 
Nachfolgend die umlagefähigen Betriebskosten und die in Frankfurt am Main statistisch ermittelten Durchschnittsbeträge ( pro qm und Monat gem. Tabelle 1 des Frankfurter Mietspiegels 2002 ) sowie einige wichtige Merkposten: 
 
 
 
die GRUNDSTEUERN. 
Soweit umfangreiche Gewerbeflächen im Haus vorhanden sind, bedarf es einer besonderen Prüfung. 
(Vorsicht: Nachstehender Betrag von € 0,23 berücksichtigt auch Grundsteuerermäßigungen. Er kann deshalb nicht unmittelbar zur Überprüfung Ihrer individuellen Grundsteuerkosten herangezogen werden. Aus der statistischen Auswertung sind Beträge zwischen € 0,40 - € 0,55 / m² bekannt.) (€ 0,23) 
 
 
die Kosten für WASSER und die KANALGEBÜHREN. (€ 0,39) 
Kosten aus früheren Perioden dürfen nicht einbezogen werden. 
 
 
die Kosten für den Betrieb des FAHRSTUHLS. (€ 0,11) 
Bei Vollwartungsverträgen muß der Reparaturanteil herausgerechnet werden !! 
 
 
die Kosten für die STRASSENREINIGUNG. (€ 0,0

die Kosten für die MÜLLBESEITIGUNG. (€ 0,22) 
Überflüssige oder gewerblich stark genutzte Behälter sind herauszurechnen. 
 
 
die Kosten für die (TREPPEN)-HAUSREINIGUNG. (€ 0,09) 
Nur die tatsächlich erbrachten Reinigungsarbeiten akzeptieren. 
 
 
die Kosten für die GARTENPFLEGE. (€ 0,11) 
 
 
die Kosten der HAUSBELEUCHTUNG. (€ 0,03) 
 
 
die Kosten der SCHORNSTEINREINIGUNG. (€ 0,05) 
 
 
die Kosten für die VERSICHERUNGEN gegen Feuer-, Sturm- und Wasserschäden sowie für Glas u. Haftpflicht. (€ 0,12) 
 
 
die Kosten für den HAUSMEISTER. Allerdings nicht für bereits bei anderen Positionen (z.B. Hausreinigung, Gartenpflege etc.) gezahlte Kosten und auch nicht für Verwaltung- bzw. Instandsetzungsarbeiten. (€ 0,14) 
 
 
die Kosten f. d. GEMEINSCHAFTSANTENNENANLAGE. (€ 0,04) 
 
 
die Kosten für den KABELANSCHLUSS. Nicht jedoch die Anschlußgebühr. (€ 0,0

die Kosten für MASCHINELLE WASCHEINRICHTUNGEN. (€ 0,04) 
 
 
SONSTIGE BETRIEBSKOSTEN. Das sind die zuvor nicht genannten Betriebskosten (z.B. Betriebskosten von Nebengebäuden, Anlagen und Einrichtungen). 
 
 
 
Grundsätzlicht sollte bei Problemen Rechsrat eingeholt werden. 
 
WASSERVERSORGUNG; ENTWÄSSERUNG; MÜLLENTSORGUNG 
Der Vermieter kann diese Kosten auch bei einer bisherigen (Teil-) Inklusivmiete gesondert umlegen, wenn eine Erfassung des Verbrauchs (Wasser / Entwässerung) oder der Verursacher (Müll) erfolgt. 
 
HEIZUNG UND WARMWASSER 
Hier schreibt die Heizkostenverordnung vor, dass in Häusern mit zwei und mehr vermieteten Wohnungen eine verbrauchsabhängige Abrechnung erfolgen muss. 
 
Waren die Kosten bereits in der Miete enthalten, ist diese entsprechend zu kürzen. 
 
Bei Sozialwohnungen dürfen neben den oben genannten Betriebskosten max. 2% der Betriebskosten als sog. UMLAGEAUSFALLWAGNIS gefordert werden. 
 
Eine ordnungsgemäße Umlagenabrechnung muss verständlich sein ! 
Eine Umlagenabrechnung muss aus sich selbst heraus verständlich sein. Sie muss gedanklich und rechnerisch nachvollziehbar sein. Ist das nicht der Fall, so ist eine etwaige Nachforderung nicht fällig, d.h., diese muss zunächst nicht bezahlt werden. 
 
Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein: 
 
 
der Abrechnungszeitraum muss genau festgelegt sein. Er darf nur in besonders begründeten Fällen die Zeitspanne von 12 Monaten unwesentlich über- oder unterschreiten. Dies kann z.B. bei der Verschiebung des Abrechnungszeitraumes auf das Kalenderjahr gegeben sein. 
 
 
Die auf die Mietpartei entfallenden Betriebskosten müssen unter Benennung des Verteilungsschlüssels mit ihren Gesamtbeträgen rechnerisch und sachlich für jede Nebenkostenart nachvollziehbar sein. 
 
 
Von dem für die einzelne Mietpartei errechneten Kostenanteil müssen die geleisteten Vorauszahlungen abgezogen werden. 
 
 
Dieses Ergebnis ergibt dann die Summe, die an den Vermieter nachzuzahlen ist oder die als Guthaben an Sie zurückzuerstatten ist. 
 
Grundsätzlich können die Gesamtkosten nach Wohnfläche, Personenzahl, Wohneinheiten oder nach Verbrauch verteilt werden. Meistens ist dies im Mietvertrag bestimmt und kann nicht einseitig geändert werden. 
 
Ist im Vertrag kein Verteilungsschlüssel festgelegt, so muss der Vermieter die Kosten nach dem Anteil der Wohnfläche umlegen. Den Anteil für leerstehende Wohnungen zahlt der Vermieter. Fallen durch einen Gewerbebetrieb im Haus besonders hohe Kosten an, so ist dies zu berücksichtigen (z. B. Wasserkosten, Müllbeseitigung, Grundsteuer). 
Der Mieter hat Anspruch auf ausreichende Zeit zur Prüfung der Abrechnung. Der Mieter ist berechtigt, Originalbelege einzusehen. Dies gilt auch für seinen Bevollmächtigten. 
Ist ein Teil der Abrechnung zweifelhaft, kann der entsprechende Teilbetrag der Nachforderung zurückbehalten werden. 
 
Einwendungen gegen eine Abrechnung müssen dem Vermieter innerhalb von 12 Monaten nach dem Erhalt mitgeteilt werden. 
 
Wann sind Forderungen verjährt oder verwirkt ? 
Für Betriebskostennachforderungen gilt die 3-jährige Verjährungsfrist. Diese Verjährungsfrist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in welchem der Anspruch entstanden ist, d.h., dem Mieter eine nachprüfbare Abrechnung zugegangen ist. 
 
Für Abrechnungen, deren Abrechnungszeitraum nach dem 31.08.2001 endet, muss der Vermieter spätestens ein Jahr nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes die Abrechnung vorgelegt haben. Überschreitet er diese Frist, kann er nichts mehr nachfordern (es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten). 
 
Soweit hohe Vorauszahlungen geleistet wurden, kann es für den Mieter im eigenen Interesse liegen, eine Abrechnung anzufordern. Liegt diese 12 Monate nach Ablauf der Abrechnungsperiode noch immer nicht vor, kann der Mieter die Leistung weiterer Vorauszahlungen bis zur Vorlage einer ordnungsgemäßen Abrechnung verweigern. Wird die Abrechnung dann vorgelegt, müssen die zurückbehaltenen Vorauszahlungen nachbezahlt werden. 
 
Nachforderungsansprüche des Vermieters können aber auch verwirkt sein und brauchen dann nicht bezahlt zu werden. Wird z.B. die Abrechnung für 2000 ordnungsgemäß erstellt und kein Wort darüber verloren, dass für zurückliegende Perioden noch abgerechnet werden soll, so kann - wenn erst nach zwei weiteren Jahren die Abrechnung für 1999 kommt - die entsprechende Forderung verwirkt sein. 
 
Wann darf bzw. muss die Umlagenvorauszahlung / Pauschale erhöht oder gesenkt werden ? 
Hat die Vorauszahlung zur Deckung der Betriebskosten nicht ausgereicht, so verlangen viele Vermieter für den nächsten Abrechnungszeitraum höhere Vorauszahlungen. Der Mieter muss die höhere Vorauszahlung mit dem Beginn des übernächsten Monats nach Eintreffen des Erhöhungsschreibens zahlen. 
Wird bei einer jährlichen Abrechnung festgestellt, dass die geleisteten Vorauszahlungen weit überhöht waren, so kann der Mieter einseitig eine Anpassung auf eine angemessene Höhe vornehmen. 
 
Eine Pauschale kann dagegen nur erhöht werden, wenn dies vertraglich vereinbart wurde und der Grund der Erhöhung bezeichnet und erläutert wird. 
 
Soweit vorgenannte Kostenarten weder nach dem Vertrag umgelegt noch unmittelbar durch die Mietpartei getragen werden (z.B. Durchführung der Treppenhausreinigung), sind diese Teil des Mietzinses (Brutto- oder Teilinklusivmiete). Erhöhung dieser Betriebskosten können nicht im Rahmen der Umlage auf den Mieter abgewälzt werden, es sei denn, es ist ausdrücklich vertraglich vereinbart. Dies setzt jedoch voraus, dass der in der Miete enthaltene Nebenkostenanteil eindeutig beschrieben ist. Ist dies nicht der Fall, so können eingetretene Erhöhungen bei Erhöhungsverlangen zur Anpassung an die ortsübliche Vergleichsmiete berücksichtigt werden.

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